Zásady ochrany súkromia

Prevádzkovateľ osobných údajov

Prevádzkovateľom osobných údajov je podnikateľ – fyzická osoba, ktorý prevádzkuje Customs Check, uvedený v právnych informáciách. S otázkami o vašich údajoch alebo na uplatnenie vašich práv píšte na adresu uvedenú v dolnej časti tejto stránky alebo cez centrum pomoci.

Pri vyhláseniach, kontaktoch, produktoch a dokumentoch, ktoré zadávate o svojich vlastných zákazníkoch, dodávateľoch alebo tovare, ste prevádzkovateľom vy a Customs Check koná ako váš sprostredkovateľ, ako je opísané v obchodných podmienkach (zverejnených vo francúzštine a angličtine).

Spracúvané údaje

• Údaje zadané do kontroly (krajiny, firma, tovar, hodnoty, zaškrtnuté dokumenty).
• Súbory, ktoré dobrovoľne nahráte (PDF, JPG, PNG).
• E-mailová adresa a prípadne firma a pozícia, ak požiadate o správu v PDF.
• Údaje účtu (e-mail, meno), ak si založíte účet.
• Prihlasovacie údaje: IP adresa a prehliadač každej relácie, uchovávané spolu s reláciou (tá vyprší po 7 dňoch bez aktivity) a, ak zapnete dvojfázové overenie, jeho tajný kľúč a vaše záložné kódy.
• Obsah colných vyhlásení, ktoré pripravujete alebo podávate (strany, čísla EORI, tovar, hodnoty, priložené dokumenty), váš adresár, váš katalóg produktov a plnomocenstvá, ktoré evidujete.
• Správy vymenené s colnou správou o vašich podaniach (registrácia, prijatie, kontrola, prepustenie, zamietnutie).
• Protokol odoslania webhookov (referencie a stavy vašich podaní, odoslané na adresu, ktorú uvediete), uchovávaný 30 dní.
• E-mailové adresy a roly členov tímu, ktorých pozvete, ak používate tímový pracovný priestor.
• Fakturačné údaje (predplatné, kredity, faktúry). Údaje o karte spracúva Stripe a na naše servery sa nikdy nedostanú.
• Udalosti používania (zobrazené stránky, kroky kontroly) spojené s anonymným identifikátorom.
• E-mailová adresa a správa, ktoré odošlete z centra pomoci alebo z okna chatu, spolu so stránkou, z ktorej píšete.

Účely

• Vykonanie kontroly a vytvorenie správy.
• Uchovanie histórie kontrol a k nim pripojených súborov, ak máte účet.
• Podávanie vašich vyhlásení francúzskej colnej správe, keď o to požiadate, a sledovanie ich stavu.
• Umožnenie členom vášho tímu pracovať v zdieľanom pracovnom priestore.
• Správa platieb, kreditov a faktúr.
• Meranie využívania služby a zisťovanie najčastejších chýb formou štatistík.
• Zasielanie tipov, iba ak ste s tým súhlasili.
• Odpovedanie na vaše žiadosti o pomoc.

Právne základy

• Vykonanie kontroly, vypracovanie protokolu a jeho zaslanie: plnenie služby, o ktorú žiadate (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR).
• Vedenie vášho účtu a histórie kontrol: plnenie služby spojenej s vaším účtom (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR).
• Podávanie vašich vyhlásení colnej správe, tímové pracovné priestory a fakturácia: plnenie zmluvy, ktorú uzatvárate (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR). Uchovávanie faktúr: zákonná povinnosť (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR).
• Odpovede na vaše žiadosti o pomoc: náš oprávnený záujem odpovedať vám (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
• Interné štatistiky používania a ochrana služby pred zneužitím: náš oprávnený záujem službu zlepšovať a zabezpečiť (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
• Meranie návštevnosti pomocou Google Analytics a e-maily s radami: váš súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR), ktorý môžete kedykoľvek odvolať.

Doby uchovávania

• Nahrané súbory: vypršia po 24 hodinách, natrvalo zmazané najneskôr do 48 hodín, ak nie sú pripojené ku kontrole uloženej vo vašom účte.
• Súbory pripojené ku kontrole uloženej vo vašom účte: kým ich nezmažete, alebo do zmazania účtu.
• Obsah kontroly bez účtu: zmazaný po 72 hodinách; uchováva sa len typ kontroly, hodnotenie a typy nedostatkov, bez identifikačných údajov.
• Kontroly spojené s účtom: do zmazania účtu.
• Colné vyhlásenia, správy vymenené s colnou správou a PDF podania: do zmazania účtu. Colné predpisy vám ukladajú uchovávať vlastnú kópiu svojich vyhlásení, spravidla najmenej tri roky (článok 51 colného kódexu Únie): pred zmazaním účtu ju exportujte.
• Faktúry a účtovné záznamy o nákupoch: desať rokov, ako vyžaduje účtovné právo.
• Administratívne a bezpečnostné protokoly: tri roky.
• E-maily zanechané kvôli správe: 3 roky od posledného kontaktu.
• Žiadosti o pomoc a naše odpovede: 12 mesiacov od poslednej výmeny správ.

Súbory cookie

Web používa technickú cookie, ktorá spája vaše kontroly s prehliadačom (12 mesiacov), cookie jazykovej predvoľby, cookie s vaším rozhodnutím o meraní návštevnosti (6 mesiacov) a cookies potrebné na prihlásenie k účtu. Tieto cookies sú nevyhnutné na fungovanie služby a nevyžadujú váš súhlas.

Pri bezplatných nástrojoch počíta ďalšia cookie denné použitia návštevníkov bez účtu, aby bolo možné uplatniť denný limit: obsahuje dátum a číslo, žiadny identifikátor, a vyprší o polnoci (UTC).

Meranie cez Google Analytics zapíname len s vaším súhlasom, o ktorý žiadame pri prvej návšteve; ukladá cookie „_ga“. Svoje rozhodnutie môžete kedykoľvek zmeniť odkazom „Cookies“ v päte stránky. Bez súhlasu vedieme iba interné štatistiky používania, bez cookie tretích strán a bez vašej IP adresy, najviac trinásť mesiacov. Záznam relácií Microsoft Clarity (Microsoft Corporation, Spojené štáty) podlieha rovnakému súhlasu: bez neho sa skript nenačíta. S ním ukladá súbory cookie _clck a _clsk; obsah vašej dokumentácie a vašej správy je pred odoslaním maskovaný.

Ak vyhľadávanie colného kódu nevráti žiadny výsledok, hľadané slová uchovávame spolu s týmito internými štatistikami, aby sme mohli opraviť náš slovník; spoločnosti Google sa neodovzdávajú. Vyhľadávanie obsahujúce e-mailovú adresu alebo číselný rad neuchovávame, rovnako ani vyhľadávanie, ktoré výsledok našlo.

Koncept prebiehajúcej kontroly sa ukladá do lokálneho úložiska vášho prehliadača, iba vo vašom zariadení: na naše servery sa neodošle, kým kontrolu nespustíte. Vymaže sa po 7 dňoch, keď začnete novú kontrolu, alebo keď sa ho rozhodnete ignorovať.

Počas registrácie kódom sa zadaná e-mailová adresa tiež uchováva v lokálnom úložisku vášho prehliadača, najviac 30 minút, aby ste mohli registráciu dokončiť v inej karte; hneď po vytvorení účtu sa vymaže.

Hosting a sprostredkovatelia

Službu hostuje Vercel; databáza je hostovaná v Európskej únii u Neonu; účty spravuje priamo služba a ukladajú sa v tejto databáze; prihlasovacie e-maily a správy zaslané na našu kontaktnú adresu doručuje Resend; meranie návštevnosti zabezpečuje Google Analytics, s výhradou vášho súhlasu, a Vercel Analytics pre zobrazenia stránok a časy načítania. Platby spracúva Stripe. Súbory sú uložené v súkromnom úložisku a nikdy sa nezverejňujú. Vaše údaje sa nikdy nepredávajú tretím stranám. Vyhlásenie sa colnej správe odovzdá iba vtedy, keď ho podáte zo svojho účtu prostredníctvom služby podávania colných vyhlásení (alebo keď ho podá člen vášho tímu, ktorý na to má oprávnenie), a len vtedy. Samotný nástroj na kontrolu colnej správe nič neodosiela. Ak nástroj požiadate o overenie v oficiálnom registri, odošle sa iba zadaná hodnota – číslo EORI Európskej komisii alebo HMRC (Spojené kráľovstvo), IČ DPH do systému VIES Európskej komisie a názov firmy so zvolenou krajinou do databázy schválených hospodárskych subjektov Európskej komisie. Číslo MRN tranzitu sa odošle do služby Európskej komisie na sledovanie tranzitu (MRN Follow-up). Číslo REX vývozcu sa odovzdáva do databázy registrovaných vývozcov (REX) Európskej komisie, z nástroja na kontrolu REX alebo keď kontrolovaná dokumentácia žiada o colnú preferenciu. Názvy strán kontrolovaného spisu a názov zadaný v nástroji na preverovanie sankcií sa porovnávajú so sankčnými zoznamami načítanými na našich serveroch: neodovzdávajú sa žiadnej tretej strane ani sa neuchovávajú mimo spisu. Vyhľadávanie chemickej látky (číslo CAS, číslo CUS alebo názov) spracúva náš server vo svojej kópii zoznamu ECICS Európskej komisie bez odovzdania tretej strane a bez uloženia; čísla CAS uvedené v opise riadkov kontrolovaného súboru sa vyhľadávajú rovnakým spôsobom. Poradové číslo colnej kvóty, zadané v nástroji na zostatok alebo prevzaté z TARIC pre riadky kontrolovaného súboru, ktoré si nárokujú kvótu, sa odosiela do databázy QUOTA Európskej komisie na načítanie zostatku.

Prenosy mimo Európskej únie

Vercel, Neon, Resend a Google sú americké spoločnosti a Stripe je americká skupina, ktorej európska spoločnosť spracúva platby: aj keď sú vaše údaje uložené v Únii, ako naša databáza, možno k nim pristupovať zo Spojených štátov. Tieto prenosy sa zakladajú na rámci ochrany údajov medzi EÚ a USA (Data Privacy Framework), ak je poskytovateľ certifikovaný, inak na štandardných zmluvných doložkách Európskej komisie.

Vaše práva

Máte právo na prístup k svojim údajom, ich opravu, vymazanie, namietanie a obmedzenie spracúvania, právo na prenosnosť údajov, ako aj právo podať sťažnosť dozornému orgánu na ochranu osobných údajov vo svojej krajine. Svoje údaje môžete exportovať a účet vymazať sami v nastaveniach účtu, alebo o to požiadať cez centrum pomoci.