Tietosuojakäytäntö

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on Customs Checkin julkaiseva yksityinen elinkeinonharjoittaja, jonka tiedot löytyvät oikeudellisista tiedoista. Jos sinulla on kysyttävää tiedoistasi tai haluat käyttää oikeuksiasi, kirjoita tämän sivun alaosassa olevaan osoitteeseen tai ohjekeskuksen kautta.

Niiden ilmoitusten, yhteystietojen, tuotteiden ja asiakirjojen osalta, jotka syötät omista asiakkaistasi, toimittajistasi tai tavaroistasi, rekisterinpitäjä olet sinä ja Customs Check toimii henkilötietojen käsittelijänäsi myyntiehdoissa kuvatulla tavalla (julkaistu ranskaksi ja englanniksi).

Käsiteltävät tiedot

• Tarkistukseen syötetyt tiedot (maat, yritys, tavarat, arvot, merkityt asiakirjat).
• Vapaaehtoisesti lataamasi tiedostot (PDF, JPG, PNG).
• Sähköpostiosoitteesi ja, jos ilmoitat ne, yrityksesi ja tehtäväsi, kun pyydät PDF-raporttia.
• Tilin tiedot (sähköposti, nimi), jos luot tilin.
• Kirjautumistiedot: kunkin istunnon IP-osoite ja selain, jotka säilytetään istunnon mukana (se vanhenee 7 päivän käyttämättömyyden jälkeen) sekä, jos otat käyttöön kaksivaiheisen tunnistautumisen, sen salaisuus ja varakoodisi.
• Valmistelemiesi tai jättämiesi tulli-ilmoitusten sisältö (osapuolet, EORI-numerot, tavarat, arvot, liitetyt asiakirjat), osoitekirjasi, tuoteluettelosi ja tallentamasi valtuutukset.
• Tullin kanssa jättämistäsi ilmoituksista vaihdetut viestit (rekisteröinti, hyväksyminen, tarkastus, vapauttaminen, hylkääminen).
• Webhook-lähetysten loki (antamaasi osoitteeseen lähetetyt ilmoitustesi viitteet ja tilat), jota säilytetään 30 päivää.
• Kutsumiesi tiimin jäsenten sähköpostiosoitteet ja roolit, jos käytät tiimin työtilaa.
• Laskutustiedot (tilaus, hyvitykset, laskut). Stripe käsittelee korttitiedot, eivätkä ne koskaan päädy palvelimillemme.
• Käyttötapahtumat (katsotut sivut, tarkistuksen vaiheet), jotka on liitetty nimettömään tunnisteeseen.
• Sähköpostiosoite ja viesti, jotka lähetät ohjekeskuksesta tai chat-ikkunasta, sekä sivu, jolta kirjoitat.

Käyttötarkoitukset

• Tarkistuksen suorittaminen ja raportin laatiminen.
• Tarkistushistorian ja tarkistuksiin liitettyjen tiedostojen säilyttäminen, jos sinulla on tili.
• Ilmoitustesi jättäminen Ranskan tullille pyynnöstäsi ja niiden tilan seuraaminen.
• Tiimisi jäsenten työskentely yhteisessä työtilassa.
• Maksujen, hyvitysten ja laskujen hallinta.
• Palvelun käytön mittaaminen ja yleisimpien virheiden tunnistaminen tilastojen avulla.
• Vinkkien lähettäminen, vain jos olet antanut suostumuksesi.
• Tukipyyntöihisi vastaaminen.

Käsittelyperusteet

• Tarkistuksen tekeminen, raportin laatiminen ja lähettäminen sinulle: pyytämäsi palvelun toteuttaminen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
• Tilisi ja tarkistushistoriasi ylläpito: tiliisi liittyvän palvelun toteuttaminen (6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
• Ilmoitustesi jättäminen tullille, tiimin työtilat ja laskutus: tekemäsi sopimuksen täyttäminen (6 artiklan 1 kohdan b alakohta). Laskujen säilyttäminen: lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta).
• Tukipyyntöihisi vastaaminen: oikeutettu etumme vastata sinulle (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
• Sisäiset käyttötilastot ja palvelun suojaaminen väärinkäytöltä: oikeutettu etumme parantaa ja suojata palvelua (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
• Kävijämittaus Google Analyticsilla ja vinkkejä sisältävät sähköpostit: suostumuksesi (6 artiklan 1 kohdan a alakohta), jonka voit peruuttaa milloin tahansa.

Säilytysajat

• Ladatut tiedostot: vanhenevat 24 tunnin kuluttua ja poistetaan pysyvästi viimeistään 48 tunnin kuluessa, paitsi jos ne on liitetty tilillesi tallennettuun tarkistukseen.
• Tilillesi tallennettuun tarkistukseen liitetyt tiedostot: kunnes poistat ne tai kunnes tili poistetaan.
• Ilman tiliä tehdyn tarkistuksen sisältö: poistetaan 72 tunnin kuluttua; vain tarkistustyyppi, pisteet ja poikkeamien tyypit säilytetään ilman tunnistetietoja.
• Tiliin liitetyt tarkistukset: kunnes tili poistetaan.
• Tulli-ilmoitukset, tullin kanssa vaihdetut viestit ja jättämisen PDF-tiedosto: kunnes tili poistetaan. Tullisäännökset velvoittavat sinua säilyttämään oman kopion ilmoituksistasi, yleensä vähintään kolme vuotta (unionin tullikoodeksin 51 artikla): vie se ennen tilin poistamista.
• Ostojen laskut ja kirjanpitoaineisto: kymmenen vuotta kirjanpitolain mukaisesti.
• Hallinnan ja turvallisuuden lokitiedot: kolme vuotta.
• Raporttia varten annetut sähköpostiosoitteet: 3 vuotta viimeisestä yhteydenotosta.
• Tukipyynnöt ja vastauksemme: 12 kuukautta viimeisimmän viestinvaihdon jälkeen.

Evästeet

Sivusto käyttää teknistä evästettä, joka yhdistää tarkistuksesi selaimeesi (12 kuukautta), kielivalintaevästettä, evästettä joka tallentaa kävijämittausta koskevan valintasi (6 kuukautta) sekä kirjautumiseen tarvittavia evästeitä. Nämä evästeet ovat palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä eivätkä edellytä suostumustasi.

Ilmaisissa työkaluissa yksi lisäeväste laskee tilittömien kävijöiden päivän käyttökerrat, jotta päiväkohtaista rajaa voidaan soveltaa: se sisältää päivämäärän ja luvun, ei tunnistetta, ja vanhenee keskiyöllä (UTC).

Google Analytics ‑mittaus otetaan käyttöön vain suostumuksellasi, jota pyydetään ensimmäisellä käynnillä; se asettaa evästeen ”_ga”. Voit muuttaa valintaasi milloin tahansa sivun alalaidan ”Evästeet”-linkistä. Ilman suostumusta pidämme vain sisäistä käyttötilastoa, ilman kolmannen osapuolen evästettä ja ilman IP-osoitettasi, enintään kolmentoista kuukauden ajan. Istuntotallennus Microsoft Clarity (Microsoft Corporation, Yhdysvallat) kuuluu saman suostumuksen piiriin: ilman sitä skriptiä ei ladata. Suostumuksella se asettaa evästeet _clck ja _clsk; asiakirja-aineistosi ja raporttisi sisältö peitetään ennen lähettämistä.

Kun tullinimikkeen haku ei tuota yhtään tulosta, haetut sanat säilytetään näiden sisäisten tilastojen yhteydessä, jotta voimme korjata sanastoamme; niitä ei välitetä Googlelle. Hakua, joka sisältää sähköpostiosoitteen tai numerosarjan, ei säilytetä, eikä myöskään hakua, joka tuottaa tuloksen.

Keskeneräisen tarkistuksen luonnos tallennetaan selaimesi paikalliseen tallennustilaan, vain laitteellesi: sitä ei lähetetä palvelimillemme ennen kuin käynnistät tarkistuksen. Se poistetaan 7 päivän kuluttua, kun aloitat uuden tarkistuksen tai kun päätät ohittaa sen.

Koodilla rekisteröityessä syötetty sähköpostiosoite säilytetään myös selaimesi paikallisessa tallennustilassa enintään 30 minuuttia, jotta voit viimeistellä rekisteröitymisen toisessa välilehdessä; se poistetaan heti, kun tilisi on luotu.

Ylläpito ja käsittelijät

Palvelun tarjoaa Vercel; tietokanta sijaitsee Euroopan unionissa Neonilla; tilejä hallinnoi palvelu itse, ja ne tallennetaan tähän tietokantaan; kirjautumissähköpostit ja yhteysosoitteeseemme lähetetyt viestit välittää Resend; kävijämittauksesta vastaa Google Analytics suostumuksellasi ja Vercel Analytics sivunäyttöjen ja latausaikojen osalta. Maksut käsittelee Stripe. Tiedostot säilytetään yksityisessä tallennustilassa eikä niitä julkaista koskaan. Tietojasi ei myydä koskaan kolmansille. Ilmoitus luovutetaan tulliviranomaiselle vain, kun jätät sen tililtäsi tulli-ilmoitusten jättöpalvelun kautta (tai kun siihen oikeutettu tiimisi jäsen jättää sen), ja vain silloin. Pelkkä tarkistin ei lähetä tullille mitään. Jos pyydät tarkistinta tekemään kyselyn viralliseen rekisteriin, lähetetään vain syöttämäsi arvo: EORI-numero Euroopan komissiolle tai HMRC:lle (Yhdistynyt kuningaskunta), ALV-numero Euroopan komission VIES-järjestelmään sekä yrityksen nimi ja valittu maa Euroopan komission valtuutettujen talouden toimijoiden tietokantaan. Passituksen MRN-numero lähetetään Euroopan komission passitusten seurantapalveluun (MRN Follow-up). Viejän REX-numero välitetään Euroopan komission rekisteröityjen viejien tietokantaan (REX) REX-työkalusta tai kun tarkistettavassa asiakirjassa haetaan tullietuutta. Tarkistetun asian osapuolten nimiä sekä pakoteseulontatyökaluun syötettyä nimeä verrataan palvelimillemme ladattuihin pakoteluetteloihin: niitä ei luovuteta kolmansille eikä säilytetä asian ulkopuolella. Kemiallisen aineen haun (CAS-numero, CUS-numero tai nimi) käsittelee palvelimemme omassa kopiossaan Euroopan komission ECICS-luettelosta niin, ettei sitä luovuteta kolmansille tai tallenneta; tarkistetun tiedoston rivien kuvauksessa mainitut CAS-numerot haetaan samalla tavalla. Tariffikiintiön järjestysnumero, joka on annettu saldotyökalussa tai poimittu TARIC:sta tarkastetun tiedoston kiintiötä vaativille riveille, lähetetään Euroopan komission QUOTA-tietokantaan saldon lukemiseksi.

Siirrot Euroopan unionin ulkopuolelle

Vercel, Neon, Resend ja Google ovat yhdysvaltalaisia yrityksiä, ja Stripe on yhdysvaltalainen konserni, jonka eurooppalainen yksikkö käsittelee maksut: vaikka tietosi säilytettäisiin unionissa, kuten tietokantamme, niihin voidaan päästä käsiksi Yhdysvalloista. Siirrot perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework), jos palveluntarjoaja on sertifioitu sen mukaisesti, ja muussa tapauksessa Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin.

Oikeutesi

Sinulla on oikeus tarkastaa tietosi, oikaista ja poistaa ne, vastustaa niiden käsittelyä ja rajoittaa sitä, oikeus saada tietosi siirrettävässä muodossa sekä oikeus tehdä valitus oman maasi tietosuojaviranomaiselle. Voit viedä tietosi ja poistaa tilisi itse tilisi asetuksista tai pyytää meiltä apua ohjekeskuksen kautta.