Adatvédelmi tájékoztató

Adatkezelő

Az adatkezelő a Customs Checket kiadó egyéni vállalkozó, akinek adatai az impresszumban találhatók. Ha kérdése van az adataival kapcsolatban, vagy gyakorolni szeretné jogait, írjon az oldal alján található címre vagy a súgóközponton keresztül.

Az Ön saját ügyfeleiről, beszállítóiról vagy áruiról megadott nyilatkozatok, kapcsolatok, termékek és dokumentumok tekintetében Ön az adatkezelő, a Customs Check pedig az Ön adatfeldolgozójaként jár el, az értékesítési feltételekben leírtak szerint (francia és angol nyelven közzétéve).

Kezelt adatok

• Az ellenőrzés során megadott adatok (országok, cég, áruk, értékek, bejelölt dokumentumok).
• Az Ön által önkéntesen feltöltött fájlok (PDF, JPG, PNG).
• E-mail-címe, valamint – ha megadja – cége és beosztása, amikor PDF-jelentést kér.
• Fiókadatok (e-mail, név), ha fiókot hoz létre.
• Bejelentkezési adatok: minden munkamenet IP-címe és böngészője, a munkamenettel együtt tárolva (7 nap tétlenség után lejár), valamint, ha bekapcsolja a kétlépcsős azonosítást, annak titkos kulcsa és a tartalék kódjai.
• Az Ön által előkészített vagy benyújtott vámnyilatkozatok tartalma (felek, EORI-számok, áruk, értékek, csatolt dokumentumok), a címjegyzéke, a termékkatalógusa és az Ön által rögzített meghatalmazások.
• A benyújtásaival kapcsolatban a vámhatósággal váltott üzenetek (regisztráció, elfogadás, ellenőrzés, felszabadítás, elutasítás).
• A webhook-küldések naplója (az Ön által megadott címre elküldött benyújtásainak hivatkozásai és állapotai), 30 napig tárolva.
• Az Ön által meghívott csapattagok e-mail-címei és szerepkörei, ha csapatmunkaterületet használ.
• Számlázási adatok (előfizetés, kreditek, számlák). A kártyaadatokat a Stripe kezeli, és azok soha nem jutnak el a szervereinkre.
• Használati események (megtekintett oldalak, ellenőrzési lépések) névtelen azonosítóhoz kapcsolva.
• Az e-mail-cím és az üzenet, amelyet a súgóközpontból vagy a csevegőablakból küld, azzal az oldallal együtt, ahonnan ír.

Célok

• Az ellenőrzés elvégzése és a jelentés elkészítése.
• Az ellenőrzések előzményeinek és a hozzájuk csatolt fájloknak a megőrzése, ha van fiókja.
• Nyilatkozatainak benyújtása a francia vámhatósághoz az Ön kérésére, és állapotuk követése.
• Annak lehetővé tétele, hogy csapatának tagjai közös munkaterületen dolgozzanak.
• Fizetések, kreditek és számlák kezelése.
• A szolgáltatás használatának mérése és a leggyakoribb hibák azonosítása statisztikák formájában.
• Tippek küldése, kizárólag az Ön hozzájárulása esetén.
• Segítségkéréseinek megválaszolása.

Jogalapok

• Az ellenőrzés elvégzése, a jelentés elkészítése és elküldése Önnek: az Ön által kért szolgáltatás teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont).
• Fiókjának és ellenőrzései előzményeinek kezelése: a fiókjához kapcsolódó szolgáltatás teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont).
• Nyilatkozatainak benyújtása a vámhatósághoz, csapatmunkaterületek és számlázás: az Ön által kötött szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont). A számlák megőrzése: jogi kötelezettség (GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont).
• Segítségkéréseinek megválaszolása: jogos érdekünk, hogy válaszoljunk Önnek (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont).
• Belső használati statisztikák és a szolgáltatás védelme a visszaélésekkel szemben: jogos érdekünk a szolgáltatás fejlesztése és biztonsága (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont).
• Látogatottságmérés a Google Analytics segítségével és tanácsokat tartalmazó e-mailek: az Ön hozzájárulása (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont), amelyet bármikor visszavonhat.

Megőrzési idők

• Feltöltött fájlok: 24 óra után lejárnak, és legkésőbb 48 órán belül véglegesen törlődnek, kivéve, ha a fiókjában mentett ellenőrzéshez vannak csatolva.
• A fiókjában mentett ellenőrzéshez csatolt fájlok: amíg nem törli őket, illetve a fiók törléséig.
• Fiók nélküli ellenőrzés tartalma: 72 óra után törlődik; csak az ellenőrzés típusa, a pontszám és az eltérések típusai maradnak meg, azonosító adatok nélkül.
• Fiókhoz kapcsolt ellenőrzések: a fiók törléséig.
• A vámnyilatkozatok, a vámhatósággal váltott üzenetek és a benyújtás PDF-je: a fiók törléséig. A vámszabályok előírják, hogy nyilatkozatairól saját másolatot őrizzen meg, általában legalább három évig (az uniós vámkódex 51. cikke): a fiók törlése előtt exportálja azt.
• A vásárlások számlái és könyvelési bizonylatai: tíz év, a számviteli jog előírásai szerint.
• Adminisztrációs és biztonsági naplók: három év.
• Jelentéshez megadott e-mail-címek: az utolsó kapcsolatfelvételtől számított 3 évig.
• Segítségkérések és válaszaink: az utolsó üzenetváltást követő 12 hónapig.

Sütik

Az oldal technikai sütit használ, amely az ellenőrzéseit a böngészőjéhez köti (12 hónap), nyelvi beállítást tároló sütit, a látogatottságmérésre vonatkozó döntését rögzítő sütit (6 hónap), valamint a bejelentkezéshez szükséges sütiket. Ezek a sütik a szolgáltatás működéséhez nélkülözhetetlenek, és nem igényelnek hozzájárulást.

Az ingyenes eszközökön egy további süti számolja a fiók nélküli látogatók napi használatait, hogy a napi korlát alkalmazható legyen: egy dátumot és egy számot tartalmaz, azonosítót nem, és éjfélkor (UTC) lejár.

A Google Analytics szerinti mérést kizárólag az Ön hozzájárulásával kapcsoljuk be, amelyet az első látogatáskor kérünk; ez helyezi el a „_ga” sütit. Döntését bármikor megváltoztathatja a lábléc „Sütik” hivatkozásával. Hozzájárulás nélkül csak belső használati statisztikát vezetünk, harmadik féltől származó süti és az Ön IP-címe nélkül, legfeljebb tizenhárom hónapig. A Microsoft Clarity munkamenet-rögzítés (Microsoft Corporation, Egyesült Államok) ugyanahhoz a hozzájáruláshoz kötött: enélkül a szkript nem töltődik be. Hozzájárulás esetén a _clck és _clsk sütiket helyezi el; a dokumentációja és a jelentése tartalma küldés előtt maszkolásra kerül.

Ha egy vámtarifaszám-keresés nem ad találatot, a keresett szavakat ezekkel a belső statisztikákkal együtt megőrizzük, hogy javíthassuk a szótárunkat; a Google felé nem továbbítjuk őket. Nem őrizzük meg az e-mail-címet vagy számsort tartalmazó keresést, és a találatot adó keresést sem.

A folyamatban lévő ellenőrzés piszkozatát a böngészője helyi tárhelyén tároljuk, csak az Ön eszközén: nem kerül a szervereinkre, amíg el nem indítja az ellenőrzést. 7 nap után törlődik, illetve akkor, ha új ellenőrzést kezd, vagy ha úgy dönt, hogy elveti.

Kóddal történő regisztráció közben a megadott e-mail-címet is a böngészője helyi tárhelyén őrizzük, legfeljebb 30 percig, hogy egy másik lapon is befejezhesse a regisztrációt; a fiók létrehozásakor azonnal töröljük.

Tárhely és adatfeldolgozók

A szolgáltatást a Vercel üzemelteti; az adatbázis az Európai Unióban, a Neonnál található; a fiókokat maga a szolgáltatás kezeli, és ebben az adatbázisban tárolja; a bejelentkezési e-maileket és a kapcsolati címünkre küldött üzeneteket a Resend kézbesíti; a látogatottságmérést a Google Analytics végzi, az Ön hozzájárulása esetén, valamint a Vercel Analytics az oldalmegtekintések és a betöltési idők tekintetében. A fizetéseket a Stripe kezeli. A fájlokat zárt tárhelyen őrizzük, és soha nem tesszük közzé. Az Ön adatait soha nem adjuk el harmadik félnek. Egy nyilatkozatot csak akkor továbbítunk a vámhatóságnak, ha Ön a fiókjából a vámnyilatkozat-benyújtási szolgáltatással benyújtja (vagy ha azt egy erre jogosult csapattagja nyújtja be), és csak akkor. Az ellenőrző önmagában nem küld semmit a vámhatóságnak. Ha egy ellenőrzővel lekérdez egy hivatalos nyilvántartást, kizárólag a megadott érték kerül továbbításra: az EORI-szám az Európai Bizottsághoz vagy a HMRC-hez (Egyesült Királyság), a közösségi adószám az Európai Bizottság VIES-rendszeréhez, a cégnév és a választott ország pedig az Európai Bizottság engedélyezett gazdálkodókat tartalmazó adatbázisához. Az árutovábbítás MRN-száma az Európai Bizottság árutovábbítás-követő szolgáltatásához (MRN Follow-up) kerül. Az exportőr REX-számát továbbítjuk az Európai Bizottság regisztrált exportőri adatbázisának (REX), a REX-ellenőrző eszközből, vagy ha egy ellenőrzött dosszié vámkedvezményt kér. Az ellenőrzött ügy feleinek nevét és a szankciószűrő eszközbe beírt nevet a szervereinkre betöltött szankciós listákkal vetjük össze: harmadik félnek nem továbbítjuk, és az ügyön kívül nem tároljuk. A vegyi anyag keresését (CAS-szám, CUS-szám vagy név) a szerverünk dolgozza fel az Európai Bizottság ECICS-jegyzékének saját másolatában, harmadik félnek való továbbítás és tárolás nélkül; az ellenőrzött fájl soraink leírásában említett CAS-számokat ugyanígy keressük. A vámkontingens sorszámát, amelyet az egyenlegeszközben adtak meg, vagy amelyet a TARIC-ból vettek át egy ellenőrzött fájl kontingensre hivatkozó soraihoz, elküldjük az Európai Bizottság QUOTA adatbázisának az egyenleg kiolvasásához.

Adattovábbítás az Európai Unión kívülre

A Vercel, a Neon, a Resend és a Google amerikai vállalatok, a Stripe pedig egy amerikai csoport, amelynek európai társasága kezeli a fizetéseket: még ha adatait az Unióban tárolják is, mint az adatbázisunkat, azokhoz az Egyesült Államokból is hozzá lehet férni. Ezek az adattovábbítások az EU–USA adatvédelmi keretrendszeren (Data Privacy Framework) alapulnak, ha a szolgáltató e szerint tanúsított, ennek hiányában pedig az Európai Bizottság által elfogadott általános adatvédelmi kikötéseken.

Az Ön jogai

Önt megilleti a hozzáférés, a helyesbítés, a törlés, a tiltakozás és az adatkezelés korlátozásának joga, az adathordozhatósághoz való jog, valamint az a jog, hogy panaszt nyújtson be országa adatvédelmi hatóságához. Adatait Ön is exportálhatja, és fiókját maga is törölheti a fiókbeállításokban, vagy kérheti tőlünk a súgóközponton keresztül.