Polityka prywatności

Administrator danych

Administratorem danych jest przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, który wydaje Customs Check, opisany w nocie prawnej. W sprawie swoich danych lub aby skorzystać ze swoich praw, napisz na adres podany na dole tej strony albo przez centrum pomocy.

W odniesieniu do zgłoszeń, kontaktów, produktów i dokumentów, które wprowadzasz o swoich klientach, dostawcach lub towarach, to Ty jesteś administratorem, a Customs Check działa jako Twój podmiot przetwarzający, zgodnie z warunkami sprzedaży (opublikowanymi po francusku i angielsku).

Przetwarzane dane

• Dane wprowadzone w kontroli (kraje, firma, towary, wartości, zaznaczone dokumenty).
• Pliki, które dobrowolnie przesyłasz (PDF, JPG, PNG).
• Adres e-mail oraz, jeśli je podasz, firma i stanowisko, gdy zamawiasz raport PDF.
• Dane konta (e-mail, imię i nazwisko), jeśli zakładasz konto.
• Dane logowania: adres IP i przeglądarka każdej sesji, przechowywane razem z sesją (wygasa ona po 7 dniach bez aktywności) oraz, jeśli włączysz weryfikację dwuetapową, jej sekret i Twoje kody zapasowe.
• Treść zgłoszeń celnych, które przygotowujesz lub składasz (strony, numery EORI, towary, wartości, załączone dokumenty), Twoja książka adresowa, katalog produktów i zapisane przez Ciebie pełnomocnictwa.
• Wiadomości wymieniane z organem celnym w sprawie Twoich zgłoszeń (rejestracja, przyjęcie, kontrola, zwolnienie, odrzucenie).
• Dziennik wysyłek webhooków (odniesienia i statusy Twoich zgłoszeń, wysłane na podany przez Ciebie adres), przechowywany 30 dni.
• Adresy e-mail i role członków zespołu, których zapraszasz, jeśli korzystasz z przestrzeni roboczej zespołu.
• Dane rozliczeniowe (subskrypcja, kredyty, faktury). Dane karty obsługuje Stripe i nigdy nie trafiają one na nasze serwery.
• Zdarzenia użytkowania (odwiedzone strony, etapy kontroli) powiązane z anonimowym identyfikatorem.
• Adres e-mail i wiadomość wysłane z centrum pomocy lub okna czatu, wraz ze stroną, z której piszesz.

Cele

• Przeprowadzenie kontroli i przygotowanie raportu.
• Przechowywanie historii kontroli i powiązanych z nimi plików, jeśli masz konto.
• Składanie Twoich zgłoszeń we francuskim urzędzie celnym na Twoją prośbę i śledzenie ich statusu.
• Umożliwienie członkom Twojego zespołu pracy we wspólnej przestrzeni roboczej.
• Obsługa płatności, kredytów i faktur.
• Pomiar korzystania z usługi i identyfikacja najczęstszych błędów w formie statystyk.
• Wysyłanie porad, wyłącznie jeśli wyrazisz na to zgodę.
• Odpowiadanie na prośby o pomoc.

Podstawy prawne

• Przeprowadzenie kontroli, przygotowanie raportu i wysłanie go do Ciebie: wykonanie usługi, o którą prosisz (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Prowadzenie Twojego konta i historii kontroli: wykonanie usługi związanej z Twoim kontem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Składanie Twoich zgłoszeń w organie celnym, przestrzenie robocze zespołów i rozliczenia: wykonanie zawieranej przez Ciebie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Przechowywanie faktur: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Odpowiadanie na Twoje prośby o pomoc: nasz prawnie uzasadniony interes w udzieleniu Ci odpowiedzi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Wewnętrzne statystyki użytkowania i ochrona usługi przed nadużyciami: nasz prawnie uzasadniony interes w ulepszaniu i zabezpieczaniu usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Pomiar ruchu za pomocą Google Analytics i e-maile z poradami: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz w każdej chwili wycofać.

Okresy przechowywania

• Przesłane pliki: wygasają po 24 godzinach, są trwale usuwane najpóźniej w ciągu 48 godzin, chyba że są powiązane z kontrolą zapisaną na Twoim koncie.
• Pliki powiązane z kontrolą zapisaną na Twoim koncie: do czasu, aż je usuniesz, lub do usunięcia konta.
• Treść kontroli bez konta: usuwana po 72 godzinach; zachowywane są tylko rodzaj kontroli, ocena i rodzaje nieprawidłowości, bez danych identyfikujących.
• Kontrole powiązane z kontem: do czasu usunięcia konta.
• Zgłoszenia celne, wiadomości wymieniane z organem celnym i plik PDF zgłoszenia: do czasu usunięcia konta. Przepisy celne wymagają, abyś przechowywał własną kopię swoich zgłoszeń, zazwyczaj przez co najmniej trzy lata (art. 51 unijnego kodeksu celnego): wyeksportuj ją przed usunięciem konta.
• Faktury i dokumenty księgowe dotyczące zakupów: dziesięć lat, zgodnie z prawem rachunkowym.
• Dzienniki administracyjne i bezpieczeństwa: trzy lata.
• Adresy e-mail podane w celu otrzymania raportu: 3 lata od ostatniego kontaktu.
• Prośby o pomoc i nasze odpowiedzi: 12 miesięcy od ostatniej wymiany wiadomości.

Pliki cookie

Serwis używa technicznego pliku cookie wiążącego Twoje kontrole z przeglądarką (12 miesięcy), pliku preferencji językowej, pliku zapisującego Twój wybór dotyczący pomiaru oglądalności (6 miesięcy) oraz plików niezbędnych do logowania. Te pliki są konieczne do działania usługi i nie wymagają zgody.

W darmowych narzędziach jeszcze jedno ciasteczko zlicza dzienne użycia odwiedzających bez konta, aby można było stosować dzienny limit: zawiera datę i liczbę, żadnego identyfikatora, i wygasa o północy (UTC).

Pomiar Google Analytics włączamy wyłącznie za Twoją zgodą, o którą prosimy przy pierwszej wizycie; zapisuje on plik „_ga”. Możesz zmienić zdanie w każdej chwili poprzez odnośnik „Pliki cookie” w stopce. Bez zgody prowadzimy wyłącznie wewnętrzne statystyki użycia, bez plików zewnętrznych i bez Twojego adresu IP, przez najwyżej trzynaście miesięcy. Nagrywanie sesji Microsoft Clarity (Microsoft Corporation, Stany Zjednoczone) podlega tej samej zgodzie: bez niej skrypt nie jest wczytywany. Po jej udzieleniu zapisuje pliki cookie _clck i _clsk; treść Twojej dokumentacji i raportu jest maskowana przed wysłaniem.

Gdy wyszukiwanie kodu taryfowego nie zwraca żadnego wyniku, wyszukiwane słowa są zapisywane razem z tymi wewnętrznymi statystykami, aby poprawić nasz słownik; nie są przekazywane do Google. Nie zapisujemy wyszukiwania zawierającego adres e-mail ani ciąg cyfr, ani wyszukiwania zakończonego powodzeniem.

Szkic trwającej weryfikacji jest zapisywany w pamięci lokalnej przeglądarki, wyłącznie na Twoim urządzeniu: nie trafia na nasze serwery, dopóki nie uruchomisz weryfikacji. Jest usuwany po 7 dniach, gdy rozpoczniesz nową weryfikację lub gdy zdecydujesz się go pominąć.

Podczas rejestracji kodem wpisany adres e-mail jest również przechowywany w pamięci lokalnej przeglądarki, najwyżej przez 30 minut, aby można było dokończyć rejestrację w innej karcie; jest usuwany, gdy tylko konto zostanie utworzone.

Hosting i podmioty przetwarzające

Usługa jest hostowana przez Vercel; baza danych znajduje się w Unii Europejskiej u Neon; konta obsługuje sam serwis i są przechowywane w tej bazie danych; e-maile logowania i wiadomości wysyłane na nasz adres kontaktowy dostarcza Resend; pomiar oglądalności prowadzi Google Analytics, pod warunkiem Twojej zgody, oraz Vercel Analytics w zakresie odsłon i czasów ładowania. Płatności obsługuje Stripe. Pliki przechowujemy w prywatnej przestrzeni i nigdy ich nie publikujemy. Twoje dane nigdy nie są sprzedawane osobom trzecim. Zgłoszenie jest przekazywane administracji celnej tylko wtedy, gdy składasz je ze swojego konta za pomocą usługi składania zgłoszeń celnych (lub gdy składa je uprawniony do tego członek Twojego zespołu), i tylko wtedy. Sam weryfikator nie przekazuje niczego organom celnym. Jeśli poprosisz weryfikator o sprawdzenie w oficjalnym rejestrze, wysyłana jest wyłącznie wpisana wartość: numer EORI do Komisji Europejskiej lub HMRC (Wielka Brytania), numer VAT UE do systemu VIES Komisji Europejskiej, a nazwa firmy i wybrane państwo do bazy upoważnionych przedsiębiorców Komisji Europejskiej. Numer MRN tranzytu jest wysyłany do usługi śledzenia tranzytu Komisji Europejskiej (MRN Follow-up). Numer REX eksportera jest przekazywany do bazy zarejestrowanych eksporterów (REX) Komisji Europejskiej, z narzędzia do sprawdzania REX lub gdy sprawdzana dokumentacja zawiera wniosek o preferencję taryfową. Nazwy stron kontrolowanej sprawy oraz nazwa wpisana w narzędziu do weryfikacji sankcji są porównywane z listami sankcyjnymi wczytanymi na naszych serwerach: nie są przekazywane żadnej osobie trzeciej ani przechowywane poza sprawą. Wyszukiwanie substancji chemicznej (numer CAS, numer CUS lub nazwa) jest obsługiwane przez nasz serwer w jego kopii wykazu ECICS Komisji Europejskiej, bez przekazywania osobom trzecim i bez zapisywania; numery CAS wskazane w opisie wierszy sprawdzanego pliku są wyszukiwane w ten sam sposób. Numer porządkowy kontyngentu taryfowego, wpisany w narzędziu salda lub pobrany z TARIC dla pozycji kontrolowanego zbioru, które powołują się na kontyngent, jest wysyłany do bazy QUOTA Komisji Europejskiej w celu odczytania salda.

Przekazywanie danych poza Unię Europejską

Vercel, Neon, Resend i Google to firmy amerykańskie, a Stripe to amerykańska grupa, której europejski podmiot obsługuje płatności: nawet gdy Twoje dane są przechowywane w Unii, tak jak nasza baza danych, mogą być dostępne ze Stanów Zjednoczonych. Przekazywanie to odbywa się na podstawie unijno-amerykańskich ram ochrony danych (Data Privacy Framework), jeśli dostawca posiada certyfikację, a w przeciwnym razie na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej.

Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, wniesienia sprzeciwu i ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych w formacie nadającym się do przenoszenia, a także prawo wniesienia skargi do organu ochrony danych w swoim kraju. Możesz sam wyeksportować swoje dane i usunąć konto w ustawieniach konta albo poprosić o to przez centrum pomocy.