Privacybeleid

Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is de eenmanszaak die Customs Check uitgeeft, zoals vermeld in de juridische informatie. Voor vragen over uw gegevens of om uw rechten uit te oefenen, schrijft u naar het adres onderaan deze pagina of via het helpcentrum.

Voor de aangiften, contacten, producten en documenten die u invoert over uw eigen klanten, leveranciers of goederen bent u de verwerkingsverantwoordelijke en handelt Customs Check als uw verwerker, zoals beschreven in de verkoopvoorwaarden (gepubliceerd in het Frans en het Engels).

Verwerkte gegevens

• De gegevens die u in een controle invult (landen, bedrijf, goederen, waarden, aangevinkte documenten).
• De bestanden die u vrijwillig uploadt (PDF, JPG, PNG).
• Uw e-mailadres en, als u die opgeeft, uw bedrijf en functie, wanneer u het pdf-rapport aanvraagt.
• Accountgegevens (e-mail, naam) als u een account aanmaakt.
• Aanmeldgegevens: het IP-adres en de browser van elke sessie, bewaard met de sessie (die verloopt na 7 dagen zonder activiteit) en, als u tweestapsverificatie inschakelt, het geheim ervan en uw back-upcodes.
• De inhoud van de douaneaangiften die u opstelt of indient (partijen, EORI-nummers, goederen, waarden, bijgevoegde documenten), uw adresboek, uw productcatalogus en de machtigingen die u registreert.
• De berichten die met de douane worden uitgewisseld over uw indieningen (registratie, aanvaarding, controle, vrijgave, afwijzing).
• Het logboek van webhook-verzendingen (referenties en statussen van uw indieningen, verstuurd naar het adres dat u opgeeft), 30 dagen bewaard.
• De e-mailadressen en rollen van de teamleden die u uitnodigt, als u een teamwerkruimte gebruikt.
• Factureringsgegevens (abonnement, tegoeden, facturen). Kaartgegevens worden door Stripe verwerkt en bereiken onze servers nooit.
• Gebruiksgebeurtenissen (bekeken pagina's, stappen van de controle) gekoppeld aan een anonieme identificatie.
• Het e-mailadres en het bericht die u verstuurt via het helpcentrum of het chatvenster, met de pagina van waaruit u schrijft.

Doeleinden

• De controle uitvoeren en het rapport opstellen.
• De geschiedenis van uw controles, en de bestanden die eraan gekoppeld zijn, bewaren als u een account hebt.
• Uw aangiften indienen bij de Franse douane wanneer u ons daarom vraagt, en de status ervan volgen.
• De leden van uw team in een gedeelde werkruimte laten werken.
• Betalingen, tegoeden en facturen beheren.
• Het gebruik van de dienst meten en de meest voorkomende fouten vaststellen, in de vorm van statistieken.
• U tips sturen, alleen als u daarmee hebt ingestemd.
• Uw hulpvragen beantwoorden.

Rechtsgronden

• De controle uitvoeren, het rapport opstellen en naar u sturen: uitvoering van de dienst die u aanvraagt (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Uw account en de geschiedenis van uw controles bijhouden: uitvoering van de dienst die aan uw account is gekoppeld (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Het indienen van uw aangiften bij de douane, teamwerkruimten en facturering: uitvoering van de overeenkomst die u sluit (art. 6 lid 1 sub b AVG). Het bewaren van facturen: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).
• Uw hulpvragen beantwoorden: ons gerechtvaardigd belang om u te antwoorden (art. 6 lid 1 sub f AVG).
• Interne gebruiksstatistieken en bescherming van de dienst tegen misbruik: ons gerechtvaardigd belang om de dienst te verbeteren en te beveiligen (art. 6 lid 1 sub f AVG).
• Bezoekersmeting met Google Analytics en e-mails met tips: uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), die u op elk moment kunt intrekken.

Bewaartermijnen

• Geüploade bestanden: verlopen na 24 uur, definitief verwijderd uiterlijk binnen 48 uur, tenzij ze gekoppeld zijn aan een controle die in uw account is opgeslagen.
• Bestanden gekoppeld aan een controle die in uw account is opgeslagen: tot u ze verwijdert of tot het account wordt verwijderd.
• Inhoud van een controle zonder account: verwijderd na 72 uur; alleen de soort controle, de score en de soorten afwijkingen blijven bewaard, zonder identificerende gegevens.
• Controles gekoppeld aan een account: tot het account wordt verwijderd.
• Douaneaangiften, de met de douane uitgewisselde berichten en de pdf van de indiening: tot het account wordt verwijderd. De douanevoorschriften verplichten u een eigen kopie van uw aangiften te bewaren, in het algemeen minstens drie jaar (artikel 51 van het Douanewetboek van de Unie): exporteer ze voordat u uw account verwijdert.
• Facturen en boekhoudkundige stukken van aankopen: tien jaar, zoals het boekhoudrecht vereist.
• Beheer- en beveiligingslogs: drie jaar.
• E-mailadressen voor een rapport: 3 jaar na het laatste contact.
• Hulpvragen en onze antwoorden: 12 maanden na het laatste contact.

Cookies

De site gebruikt een technische cookie die uw controles aan uw browser koppelt (12 maanden), een cookie voor de taalvoorkeur, een cookie met uw keuze over publieksmeting (6 maanden) en de cookies die nodig zijn om in te loggen. Deze cookies zijn noodzakelijk voor de werking van de dienst en vereisen geen toestemming.

Bij de gratis tools telt een extra cookie voor bezoekers zonder account het gebruik van de dag, zodat de daglimiet kan gelden: het bevat een datum en een getal, geen identificatiecode, en verloopt om middernacht (UTC).

Meting met Google Analytics wordt alleen ingeschakeld met uw toestemming, gevraagd bij uw eerste bezoek: daarbij wordt de cookie “_ga” geplaatst. U kunt uw keuze altijd wijzigen via de link “Cookies” onderaan de pagina. Zonder toestemming bewaren we uitsluitend interne gebruiksstatistieken, zonder cookie van derden en zonder uw IP-adres, maximaal dertien maanden. De sessieopname Microsoft Clarity (Microsoft Corporation, Verenigde Staten) valt onder dezelfde toestemming: zonder die toestemming wordt het script niet geladen. Met die toestemming plaatst het de cookies _clck en _clsk; de inhoud van uw dossier en van uw rapport wordt gemaskeerd voordat er iets wordt verzonden.

Wanneer een zoekopdracht naar een goederencode geen resultaat oplevert, worden de gezochte woorden samen met deze interne statistieken bewaard om ons woordenboek te verbeteren; ze worden niet naar Google gestuurd. Een zoekopdracht met een e-mailadres of een reeks cijfers wordt nooit bewaard, en een zoekopdracht die wel resultaat geeft evenmin.

Het concept van een lopende controle wordt opgeslagen in de lokale opslag van uw browser, alleen op uw apparaat: het wordt pas naar onze servers verzonden wanneer u de controle start. Het wordt verwijderd na 7 dagen, wanneer u een nieuwe controle begint of wanneer u ervoor kiest het te negeren.

Tijdens een registratie met een code wordt het ingevoerde e-mailadres ook in de lokale opslag van uw browser bewaard, hooguit 30 minuten, zodat u de registratie in een ander tabblad kunt afronden; het wordt gewist zodra uw account is aangemaakt.

Hosting en verwerkers

De dienst wordt gehost door Vercel; de databank staat in de Europese Unie bij Neon; accounts worden door de dienst zelf beheerd en in die database opgeslagen; inlogmails en berichten aan ons contactadres worden via Resend verzonden; de publieksmeting gebeurt via Google Analytics, onder voorbehoud van uw toestemming, en via Vercel Analytics voor paginaweergaven en laadtijden. Betalingen worden door Stripe verwerkt. Bestanden worden in privéopslag bewaard en nooit gepubliceerd. Uw gegevens worden nooit aan derden verkocht. Een aangifte wordt alleen aan de douane doorgegeven wanneer u die vanuit uw account indient met de dienst voor het indienen van douaneaangiften (of wanneer een daartoe gemachtigd lid van uw team dat doet), en alleen dan. De checker alleen verstuurt niets naar de douane. Als u een checker een officieel register laat raadplegen, wordt alleen de ingevoerde waarde verstuurd: het EORI-nummer naar de Europese Commissie of naar HMRC (Verenigd Koninkrijk), het btw-identificatienummer naar het VIES-systeem van de Europese Commissie, en de bedrijfsnaam en het gekozen land naar de databank van geautoriseerde marktdeelnemers van de Europese Commissie. Het MRN van een douanevervoer wordt verstuurd naar de volgdienst voor douanevervoer van de Europese Commissie (MRN Follow-up). Het REX-nummer van een exporteur wordt doorgegeven aan de databank van geregistreerde exporteurs (REX) van de Europese Commissie, vanuit de REX-controletool of wanneer een gecontroleerd dossier een tariefpreferentie aanvraagt. De namen van de partijen van een gecontroleerd dossier, en de naam die in de tool voor sanctiescreening wordt ingevoerd, worden vergeleken met de sanctielijsten op onze servers: ze worden aan geen enkele derde doorgegeven en niet buiten het dossier bewaard. Een zoekopdracht naar een chemische stof (CAS-nummer, CUS-nummer of naam) wordt door onze server verwerkt in zijn kopie van de ECICS-inventaris van de Europese Commissie, zonder te worden doorgegeven aan derden of bewaard; CAS-nummers die in de omschrijving van de regels van een gecontroleerd bestand worden genoemd, worden op dezelfde manier opgezocht. Het volgnummer van een tariefcontingent, ingevoerd in de saldotool of voor de regels van een gecontroleerd dossier dat een contingent claimt aan de TARIC ontleend, wordt naar de QUOTA-databank van de Europese Commissie gestuurd om het saldo te lezen.

Doorgiften buiten de Europese Unie

Vercel, Neon, Resend en Google zijn Amerikaanse bedrijven, en Stripe is een Amerikaanse groep waarvan de Europese entiteit de betalingen verwerkt: ook wanneer uw gegevens in de Unie worden opgeslagen, zoals onze database, kunnen ze vanuit de Verenigde Staten worden geraadpleegd. Deze doorgiften berusten op het EU-VS-gegevensprivacykader (Data Privacy Framework) wanneer de aanbieder daaronder gecertificeerd is, en anders op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Uw rechten

U hebt recht op inzage, rectificatie, wissing, bezwaar en beperking van de verwerking van uw gegevens, het recht uw gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen, en het recht een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van uw land. U kunt uw gegevens exporteren en uw account zelf verwijderen via de instellingen van uw account, of ons daarom vragen via het helpcentrum.