Politique de confidentialité

Responsable du traitement

Le responsable du traitement est l'entreprise individuelle qui édite Customs Check, présentée dans les mentions légales. Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits, écrivez à l'adresse indiquée en bas de cette page ou passez par le centre d'aide.

Pour les déclarations, contacts, produits et documents que vous saisissez au sujet de vos propres clients, fournisseurs ou marchandises, vous êtes responsable du traitement et Customs Check agit comme votre sous-traitant, dans les conditions des conditions de vente.

Données traitées

• Les informations saisies dans un contrôle (pays, entreprise, marchandises, valeurs, documents cochés).
• Les fichiers que vous déposez volontairement (PDF, JPG, PNG).
• L'adresse e-mail, et si vous les indiquez, l'entreprise et la fonction, lorsque vous demandez le rapport PDF.
• Les données de compte (e-mail, nom) si vous créez un compte.
• Les données de connexion : l'adresse IP et le navigateur de chaque session, conservés avec la session (elle expire après 7 jours sans activité) et, si vous activez la vérification en deux étapes, son secret et vos codes de secours.
• Le contenu des déclarations en douane que vous préparez ou déposez (parties, numéros EORI, marchandises, valeurs, documents joints), votre carnet d'adresses, votre catalogue de produits et les mandats que vous enregistrez.
• Les messages échangés avec la douane au sujet de vos dépôts (enregistrement, acceptation, contrôle, mainlevée, rejet).
• Le journal des envois de webhooks (références et états de vos dépôts transmis à l'adresse que vous indiquez), conservé 30 jours.
• Les adresses e-mail et les rôles des membres d'équipe que vous invitez, si vous utilisez un espace d'équipe.
• Les données de facturation (abonnement, crédits, factures). Les données de carte sont traitées par Stripe et n'arrivent jamais sur nos serveurs.
• Des événements d'utilisation (pages vues, étapes du contrôle) associés à un identifiant anonyme.
• L'adresse e-mail et le message que vous envoyez depuis le centre d'aide ou la fenêtre de discussion, avec la page d'où vous écrivez.

Finalités

• Réaliser le contrôle et produire le rapport.
• Conserver l'historique de vos contrôles, et les fichiers que vous y avez joints, si vous avez un compte.
• Déposer vos déclarations auprès de la douane française quand vous le demandez, et en suivre l'état.
• Permettre aux membres de votre équipe de travailler dans un espace partagé.
• Gérer les paiements, les crédits et les factures.
• Mesurer l'utilisation du service et identifier les erreurs les plus fréquentes, sous forme de statistiques.
• Vous envoyer des conseils, uniquement si vous l'avez accepté.
• Répondre à vos demandes d'aide.

Bases légales

• Réaliser le contrôle, produire le rapport et vous l'envoyer : exécution du service que vous demandez (art. 6.1.b du RGPD).
• Tenir votre compte et l'historique de vos contrôles : exécution du service lié à votre compte (art. 6.1.b du RGPD).
• Déposer vos déclarations en douane, les espaces d'équipe et la facturation : exécution du contrat que vous concluez (art. 6.1.b du RGPD). Conserver les factures : obligation légale (art. 6.1.c du RGPD).
• Répondre à vos demandes d'aide : notre intérêt légitime à vous répondre (art. 6.1.f du RGPD).
• Établir des statistiques d'usage internes et protéger le service contre les abus : notre intérêt légitime à améliorer et sécuriser le service (art. 6.1.f du RGPD).
• Mesurer l'audience avec Google Analytics et vous envoyer des conseils : votre consentement (art. 6.1.a du RGPD), que vous pouvez retirer à tout moment.

Durées de conservation

• Fichiers déposés : expiration après 24 heures, suppression définitive sous 48 heures au plus tard, sauf s'ils sont joints à un contrôle enregistré dans votre compte.
• Fichiers joints à un contrôle enregistré dans votre compte : jusqu'à ce que vous les supprimiez, ou jusqu'à la suppression du compte.
• Contenu d'un contrôle réalisé sans compte : suppression après 72 heures ; seuls le type de contrôle, le score et les types d'anomalies sont conservés, sans donnée identifiante.
• Contrôles rattachés à un compte : jusqu'à la suppression du compte.
• Déclarations en douane, messages échangés avec la douane et PDF du dépôt : jusqu'à la suppression du compte. La réglementation douanière vous demande de conserver votre propre copie de vos déclarations, en général au moins trois ans (article 51 du code des douanes de l'Union) : exportez-la avant de supprimer votre compte.
• Factures et pièces comptables des achats : dix ans, comme l'exige la loi comptable.
• Journaux d'administration et de sécurité : trois ans.
• E-mails laissés pour recevoir un rapport : 3 ans à compter du dernier contact.
• Demandes d'aide et nos réponses : 12 mois après le dernier échange.

Cookies

Le site utilise un cookie technique qui associe vos contrôles à votre navigateur (12 mois), un cookie de préférence de langue, un cookie enregistrant votre choix en matière de mesure d'audience (6 mois) et les cookies nécessaires à la connexion à votre compte. Ces cookies sont indispensables au fonctionnement du service et ne requièrent pas votre consentement.

Sur les outils gratuits, un cookie de plus compte, pour les visiteurs sans compte, les usages de la journée afin d'appliquer la limite quotidienne : il contient une date et un nombre, aucun identifiant, et expire à minuit (UTC).

La mesure d'audience Google Analytics n'est activée qu'avec votre consentement, demandé au premier passage : elle dépose le cookie « _ga ». Vous pouvez revenir sur votre choix à tout moment par le lien « Cookies » en bas de page. Sans consentement, nous conservons uniquement des statistiques d'usage internes, sans cookie tiers et sans votre adresse IP, pendant treize mois au plus. L'enregistrement de sessions Microsoft Clarity (Microsoft Corporation, États-Unis) relève du même consentement : sans lui, le script n'est pas chargé. Avec lui, il dépose les cookies _clck et _clsk ; le contenu de votre dossier et de votre rapport est masqué avant tout envoi.

Lorsqu'une recherche de code douanier ne renvoie aucun résultat, les mots cherchés sont conservés avec ces statistiques internes, afin de corriger notre dictionnaire ; ils ne sont pas transmis à Google. Une recherche contenant une adresse électronique ou une suite de chiffres n'est jamais conservée, pas plus qu'une recherche qui aboutit.

Le brouillon d'un contrôle en cours est enregistré dans le stockage local de votre navigateur, sur votre appareil uniquement : il n'est pas envoyé sur nos serveurs avant que vous lanciez la vérification. Il est effacé après 7 jours, quand vous commencez un nouveau contrôle ou quand vous choisissez de l'ignorer.

Pendant une inscription par code, l'adresse électronique saisie est elle aussi gardée dans le stockage local de votre navigateur, 30 minutes au plus, pour que vous puissiez terminer l'inscription depuis un autre onglet ; elle est effacée dès que votre compte est créé.

Hébergement et sous-traitants

Le service est hébergé par Vercel ; la base de données est hébergée dans l'Union européenne par Neon ; les comptes sont gérés par le service lui-même et conservés dans cette base ; les e-mails de connexion et les messages adressés à notre adresse de contact sont acheminés par Resend ; la mesure d'audience est assurée par Google Analytics, sous réserve de votre consentement, et par Vercel Analytics pour les pages vues et les temps de chargement. Les paiements sont traités par Stripe. Les fichiers sont conservés dans un stockage privé et ne sont jamais publiés. Vos données ne sont jamais vendues à des tiers. Une déclaration n'est transmise à l'administration des douanes que lorsque vous la déposez depuis votre compte avec le service de dépôt en douane (ou qu'un membre de votre équipe habilité le fait), et seulement alors. Le validateur seul ne transmet rien à la douane. Lorsque vous demandez à un vérificateur de consulter un registre officiel, seule la valeur saisie est transmise : le numéro EORI à la Commission européenne ou à HMRC (Royaume-Uni), le numéro de TVA au système VIES de la Commission européenne, le nom d'entreprise et le pays choisi à la base des opérateurs économiques agréés de la Commission européenne. Le numéro MRN d'un transit est transmis au service de suivi des transits de la Commission européenne (MRN Follow-up). Le numéro REX d'un exportateur est transmis à la base des exportateurs enregistrés (REX) de la Commission européenne, depuis le vérificateur REX ou quand un dossier contrôlé demande une préférence tarifaire. Les noms des parties d'un dossier contrôlé, et le nom saisi dans l'outil de criblage des sanctions, sont comparés aux listes de sanctions chargées sur nos serveurs : ils ne sont transmis à aucun tiers et ne sont pas conservés en dehors du dossier. Une recherche de substance chimique (numéro CAS, numéro CUS ou nom) est traitée par notre serveur dans sa copie de l'inventaire ECICS de la Commission européenne, sans être transmise à un tiers ni conservée ; les numéros CAS cités dans la désignation des lignes d'un dossier contrôlé sont cherchés de la même façon. Un numéro d'ordre de contingent tarifaire, saisi dans l'outil de solde ou tiré du TARIC pour les lignes d'un dossier contrôlé qui demandent un contingent, est envoyé à la base QUOTA de la Commission européenne pour en lire le solde.

Transferts hors de l'Union européenne

Vercel, Neon, Resend et Google sont des sociétés américaines, et Stripe un groupe américain dont l'entité européenne traite les paiements : même stockées dans l'Union, comme notre base de données, vos données peuvent être consultées depuis les États-Unis. Ces transferts reposent sur le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) lorsque le prestataire y est certifié, et à défaut sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition et de limitation du traitement de vos données, ainsi que d'un droit à la portabilité et du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données de votre pays (en France, la CNIL). Vous pouvez exporter vos données et supprimer votre compte vous-même depuis les réglages de votre compte, ou nous le demander par le centre d'aide.